En bref — arkevia est un coffre-fort numérique RH : vous y récupérez bulletins de paie et documents RH avec valeur probante.
La connexion passe par MyArkevia et, à la première activation, par un code secret fourni par l’employeur.
En cas d’indisponibilité du service, vérifiez d’abord s’il y a un temps de maintenance avant de réinitialiser quoi que ce soit.
Le téléchargement se fait souvent document par document (téléchargement groupé limité), ce qui peut ralentir une récupération massive.
Si urgence (banque, CAF, dossier locatif), demandez une alternative d’accès au service RH pendant le délai de résolution.
Qu'est-ce qu'Arkevia et comment fonctionne ce coffre-fort numérique
Arkevia sert à stocker et prouver l’authenticité de vos documents RH. L’idée clé : ce n’est pas un simple “dossier cloud”, mais un service d’archivage électronique conçu pour conserver des preuves (intégrité, date, traçabilité).
Exemple concret : vous devez fournir vos 3 derniers bulletins de paie pour un crédit. Avec Arkevia, vous téléchargez des PDF conservant une valeur probante, ce qui limite les contestations sur l’authenticité.
Définition et éditeur du service Arkevia
Arkevia est un coffre-fort numérique développé par Cegedim SRH. Il s’agit d’un service d’archivage électronique : il conserve vos documents RH de façon structurée, et ajoute des mécanismes de preuve (intégrité, horodatage, journalisation).
Point important pour éviter la confusion :
- Arkevia = le service (le coffre-fort et ses règles d’archivage).
- MyArkevia = la plateforme de connexion (l’interface où vous vous identifiez et consultez vos documents).
Concrètement, votre employeur dépose vos fichiers (souvent via son outil de paie). Vous, salarié, accédez à votre espace via MyArkevia pour consulter ou télécharger.
A retenir — Arkevia est un coffre-fort numérique RH édité par Cegedim SRH. MyArkevia est l’interface de connexion. Le service vise l’archivage électronique, pas juste le stockage.
Documents RH accessibles via Arkevia
Arkevia regroupe des documents RH liés à votre contrat et à votre paie, généralement dans un cadre de dématérialisation (remplacement du papier par des fichiers sécurisés).
Les documents les plus fréquents :
- bulletins de paie dématérialisés (souvent mensuels)
- attestations employeur et certificats de travail
- contrats de travail et avenants (selon les entreprises)
Exemple concret : après une fin de contrat, vous cherchez un certificat de travail. Plutôt que de recontacter l’entreprise, vous pouvez le retrouver dans Arkevia si votre employeur l’y a déposé.
| Type de document | Usage courant | Fréquence typique |
|---|---|---|
| Bulletins de paie | Location, crédit, justificatifs | Mensuelle |
| Attestation employeur | Dossier administratif, chômage | Ponctuelle |
| Contrat / avenants | Litige, changement de poste | Rare mais important |
A retenir — Arkevia centralise bulletins de paie et autres documents RH. Tout dépend de ce que votre employeur choisit d’y déposer. Vérifiez les catégories disponibles dans votre espace.
Sécurité et conformité légale
La sécurité ne se limite pas à “mettre un mot de passe”. Arkevia vise une conservation opposable, avec des règles d’archivage et de preuve.
- NF Z42-013 : norme d’archivage qui encadre la conservation à valeur probante (document utilisable comme preuve).
- RGPD : règles européennes sur les données personnelles (droits d’accès, minimisation, sécurité, finalité).
- chiffrement : les données sont rendues illisibles sans clé, ce qui réduit le risque en cas d’accès non autorisé.
- horodatage qualifié : mécanisme qui associe une date/heure fiable à un événement (dépôt, scellement), utile pour prouver “quand” un document existait.
- traçabilité : journal des actions (consultation, téléchargement), pour audit et preuve.
Exemple concret : en cas de contestation d’un bulletin, la valeur probante s’appuie sur l’intégrité du fichier et la traçabilité des opérations, pas sur une simple capture d’écran.
A retenir — NF Z42-013, horodatage qualifié et traçabilité servent à prouver l’intégrité et la date des documents. Le RGPD encadre l’usage de vos données personnelles.
Comment se connecter à Arkevia : procédure étape par étape
La majorité des échecs de connexion viennent d’un détail simple : mauvaise URL MyArkevia, code secret manquant, ou mot de passe non initialisé. Suivez l’ordre : activation → création du mot de passe → connexion.
Exemple concret : vous venez d’être embauché et vous recevez un courrier avec un code. Tant que vous n’avez pas “activé” le compte, entrer seulement votre email ne suffit pas.
Première connexion et activation du compte
Lors de la première connexion, vous devez activer votre accès. Cette étape lie votre identité à votre coffre-fort.
Étapes courantes :
- Récupérez le code secret transmis par votre employeur (courrier ou email).
- Ouvrez MyArkevia via l’URL fournie par l’entreprise (certaines sociétés utilisent un lien dédié).
- Saisissez les informations demandées, puis créez votre mot de passe personnel.
- Validez l’activation (parfois via un email de confirmation).
Mécanisme : le code secret sert de “clé d’initialisation”. Sans lui, MyArkevia ne peut pas vérifier que vous êtes le bon salarié.
A retenir — La première connexion exige un code secret et la création d’un mot de passe. Utilisez l’URL MyArkevia transmise par l’employeur, pas un lien trouvé au hasard.
Connexion standard pour utilisateurs actifs
Une fois le compte activé, la connexion est plus simple :
- Allez sur MyArkevia.
- Entrez votre identifiant (souvent email ou identifiant RH) et votre mot de passe.
- Accédez à l’espace personnel, puis ouvrez la rubrique documents.
- Consultez et téléchargez les fichiers nécessaires.
Exemple concret : vous avez besoin d’un bulletin de paie de janvier. Vous filtrez par année/mois (si l’interface le permet), ouvrez le document, puis téléchargez le PDF.
Conseil pratique : sur mobile, certains navigateurs gèrent mal l’ouverture des PDF. Si le document ne s’affiche pas, testez un autre navigateur ou un ordinateur.
A retenir — Après activation, MyArkevia fonctionne comme un espace personnel classique. Si l’affichage PDF bloque, changez de navigateur ou passez sur ordinateur.
Où trouver votre code secret Arkevia
Le code secret n’est pas “dans” MyArkevia tant que vous n’avez pas activé le compte. Il vient de votre entreprise.
Sources les plus courantes :
- courrier postal envoyé par l’employeur lors de l’activation
- email de bienvenue avec instructions
- service RH si vous ne l’avez pas reçu (ou si vous l’avez perdu)
Exemple concret : vous avez changé d’adresse et le courrier n’est jamais arrivé. Le service RH peut relancer l’émission d’un code secret ou une procédure de réactivation.
| Situation | Cause fréquente | Action la plus rapide |
|---|---|---|
| Code secret non reçu | Adresse postale erronée, email filtré | Contacter RH, vérifier spam |
| Code secret perdu | Suppression email, courrier jeté | Demander réémission RH |
| Code secret “refusé” | Expiration ou saisie erronée | Retaper, puis demander nouveau code |
A retenir — Le code secret est fourni par l’employeur (courrier/email). Si vous ne l’avez pas, le support le plus efficace est souvent le service RH, pas l’outil lui-même.
Problèmes d'accès à Arkevia : causes et solutions immédiates
Quand l’accès échoue, évitez de “tout réinitialiser” d’un coup. Diagnostiquez d’abord : indisponibilité du service, erreur d’identifiants, compte bloqué. Vous gagnerez du temps et limiterez les blocages.
Exemple concret : vous tentez 10 mots de passe différents. Résultat : compte bloqué, délai de résolution plus long, et urgence non résolue.
Indisponibilité du service et temps de maintenance
L’indisponibilité du service arrive lors de temps de maintenance (planifiés ou non). Une maintenance planifiée sert souvent à corriger des failles ou à mettre à jour des composants. Une indisponibilité non planifiée ressemble à une panne (surcharge, incident technique).
Que faire immédiatement :
- testez depuis un autre appareil ou réseau (4G vs Wi-Fi) pour écarter un problème local
- essayez plus tard (ex. 30 à 60 minutes) si le message évoque une maintenance
- notez l’heure et le message affiché : utile pour le support
Ordre de grandeur utile : selon les retours utilisateurs, le délai de résolution peut aller de quelques heures à plusieurs jours lors d’incidents. Ce n’est pas une règle, mais ça aide à décider quand passer en procédure d’urgence.
A retenir — Si Arkevia est indisponible, vérifiez d’abord si c’est une maintenance. Ne multipliez pas les tentatives de connexion : vous risquez le blocage sans résoudre la cause.
Erreurs de connexion fréquentes
Trois erreurs reviennent souvent.
-
Code secret invalide ou expiré
Cause : code saisi avec une erreur (0/O, 1/I), ou code expiré. Impact : activation impossible. Solution : retaper calmement, puis demander un nouveau code secret au RH si besoin. -
Mot de passe oublié : procédure de réinitialisation
Cause : mot de passe non mémorisé ou ancien. Impact : accès bloqué. Solution : utilisez “mot de passe oublié” sur MyArkevia, puis suivez le lien reçu par email (pensez au dossier spam). -
Compte bloqué après tentatives multiples
Cause : trop d’essais ratés. Impact : même le bon mot de passe ne marche plus. Solution : attendez la durée de blocage si indiquée, ou contactez support/RH pour déblocage.
Exemple concret : vous saisissez le bon mot de passe mais après 6 essais, le compte se verrouille. Dans ce cas, la réinitialisation immédiate est souvent plus rapide que d’attendre.
A retenir — Les erreurs viennent surtout du code secret, du mot de passe, ou d’un blocage après trop d’essais. Réinitialisez proprement au lieu d’enchaîner les tentatives.
Procédure d'urgence pour accéder aux documents
Si vous avez un besoin immédiat (banque, bailleur, administration), passez en procédure d'urgence. L’objectif : obtenir le document sans attendre la remise en ligne.
Alternatives d'accès possibles :
- demander au service RH l’envoi du bulletin ou de l’attestation par email (ou via un portail interne)
- contacter le service paie si votre entreprise en a un, surtout en fin de mois
- demander une attestation temporaire si le document final n’est pas récupérable
Solutions de contournement temporaires :
- récupérer un document déjà téléchargé sur un ancien PC (si vous aviez archivé localement)
- utiliser une sauvegarde chiffrée personnelle (disque externe sécurisé) si vous en avez une
Exemple concret : vous devez déposer un dossier locatif sous 48 h et MyArkevia est en panne. Le RH peut souvent fournir les 3 derniers bulletins directement, le temps que l’accès revienne.
A retenir — En urgence, ne restez pas bloqué sur l’outil. Demandez une alternative d’accès au RH ou au service paie : c’est souvent le chemin le plus court.
Téléchargement et gestion des documents sur Arkevia
Après la connexion, la difficulté la plus fréquente concerne l’ergonomie : ouverture obligatoire avant téléchargement, et absence de téléchargement groupé. Avec une méthode simple, vous limitez la perte de temps.
Exemple concret : vous avez 24 bulletins à récupérer pour un dossier. Sans téléchargement multiple, prévoyez 15 à 30 minutes selon votre débit et la vitesse d’affichage.
Télécharger un bulletin de paie individuel
Le parcours typique :
- Ouvrez la liste des bulletins de paie.
- Cliquez sur le bulletin voulu (souvent, l’ouverture est obligatoire).
- Une fois le PDF affiché, utilisez le bouton de téléchargement.
- Enregistrez le fichier avec un nom clair (ex.
2026-01_Bulletin_Paie.pdf).
Pourquoi l’ouverture est parfois imposée : l’interface déclenche la génération/serving du PDF à la demande, ce qui permet aussi de tracer l’accès. Le fichier téléchargé conserve sa valeur probante s’il reste intact (ne pas le “réimprimer” en PDF via un outil externe si vous voulez conserver les propriétés d’origine).
Archivage local recommandé : gardez une copie sur un espace personnel sécurisé (ordinateur chiffré, coffre-fort numérique personnel). Cela vous protège en cas d’indisponibilité du service.
A retenir — Pour télécharger, vous devez souvent ouvrir le bulletin avant. Enregistrez les PDF avec un nom standard et gardez une copie locale sécurisée pour les urgences.
Limitations du téléchargement groupé
Beaucoup d’utilisateurs cherchent un téléchargement groupé (tout prendre en une fois). Dans de nombreux cas, cette fonction est absente ou limitée. Impact direct : vous devez télécharger document par document, ce qui dégrade l’expérience quand vous avez plusieurs années d’archives.
Conséquences pratiques :
- plus de clics, plus d’attente (surtout si chaque PDF doit s’ouvrir)
- risque d’oublier un mois
- difficulté à constituer un dossier complet rapidement
Exemple concret : pour un prêt immobilier, la banque demande parfois 6 à 12 bulletins. Sans téléchargement groupé, faites une liste des mois demandés, puis cochez au fur et à mesure sur un papier ou une note.
| Besoin | Sans téléchargement groupé | Méthode pour éviter les oublis |
|---|---|---|
| 3 bulletins | 3 ouvertures + 3 téléchargements | Renommer immédiatement |
| 12 bulletins | 12 ouvertures + 12 téléchargements | Liste des mois + check |
| Dossier complet | Long et répétitif | Étaler par sessions + archivage local |
A retenir — Le téléchargement groupé peut manquer, ce qui impose une récupération unitaire. Utilisez une liste des mois et un nommage cohérent pour éviter les trous.
Conservation et traçabilité des documents
Deux notions se mélangent souvent : conserver “pour soi” et conserver “pour preuve”.
- Durée de conservation : pour le salarié, il est prudent de garder les bulletins longtemps, car ils servent à la retraite, à des litiges, ou à des démarches tardives.
- horodatage qualifié : il aide à prouver la date d’archivage et l’intégrité.
- traçabilité : elle enregistre les accès et opérations, ce qui peut aider en audit.
Exemple concret : vous contestez une période de salaire des années plus tard. Retrouver le document original avec ses éléments de preuve (intégrité + horodatage) simplifie le dossier.
Conseil pratique : conservez une copie locale des PDF importants (bulletins, contrat, avenants). Stockez-les dans un dossier chiffré, et faites une sauvegarde (disque externe ou espace sécurisé). Cela ne remplace pas Arkevia, mais réduit votre dépendance aux indisponibilités.
A retenir — La traçabilité et l’horodatage qualifié servent la preuve. Pour votre tranquillité, gardez aussi une copie locale chiffrée des documents essentiels.
Contacter le support Arkevia et obtenir de l'aide
Quand la situation bloque, le bon contact dépend de la cause. Si le problème touche l’activation, le code secret, ou votre identité, le service RH est souvent le point d’entrée le plus efficace.
Exemple concret : vous êtes sorti de l’entreprise et votre email a été désactivé. Le support technique ne pourra pas toujours valider votre identité sans relais RH.
Canaux de contact du support technique
Les canaux sont généralement accessibles depuis MyArkevia :
- interface de contact (formulaire)
- email support (avec un délai de réponse variable)
- téléphone et horaires d’assistance (quand disponible)
Le point à anticiper : le délai de résolution dépend de la nature du problème (incident global vs compte individuel). Un incident global se résout côté service. Un problème individuel nécessite souvent vérification d’identité, déblocage, ou réémission de code.
Exemple concret : si tout le monde dans votre entreprise n’arrive plus à se connecter, signalez-le au RH en plus du support. Cela accélère souvent l’escalade.
A retenir — Utilisez les canaux indiqués dans MyArkevia. Notez le message d’erreur et l’heure : c’est ce qui permet au support de diagnostiquer vite.
Informations à préparer avant de contacter le support
Préparez ces éléments, sinon les échanges s’étirent :
- votre identifiant utilisateur (email/identifiant RH)
- le nom de l’entreprise (et éventuellement l’établissement)
- une description précise : “à l’étape X, j’obtiens le message Y”
- captures d’écran des messages d’erreur (sans exposer des données sensibles)
Exemple concret : “Compte bloqué après tentatives multiples, message affiché à 08:42, navigateur Chrome sur Android, impossible de recevoir l’email de réinitialisation.” Cette précision réduit les allers-retours.
A retenir — Plus vous donnez de contexte (étape, message, heure, appareil), plus le diagnostic est rapide. Sans ces infos, le support doit deviner.
Escalade vers le service RH de votre entreprise
Le service RH gère souvent :
- l’activation initiale et la remise du code secret
- les demandes de réactivation
- la mise à jour de certaines informations (selon l’organisation)
Responsabilités :
- l’employeur est responsable de la remise des documents RH et de l’accès salarié.
- le prestataire technique opère la plateforme, mais ne remplace pas le RH pour l’identité, les droits, et la distribution.
Exemple concret : vous n’avez jamais reçu votre code secret, mais le support vous renvoie vers l’employeur. C’est logique : c’est l’entreprise qui déclenche l’onboarding et l’activation.
A retenir — Pour code secret, activation et droits d’accès, le RH est souvent prioritaire. Pour erreurs techniques ou pannes, support + RH en parallèle accélèrent la résolution.
Sécurité et protection de vos données personnelles sur Arkevia
Un coffre-fort numérique RH contient des données sensibles (salaire, adresse, numéro de sécurité sociale selon documents). La sécurité combine technique (chiffrement), conformité (RGPD) et preuve (NF Z42-013).
Exemple concret : vous vous connectez depuis un ordinateur partagé. Même si Arkevia est sécurisé, votre session ouverte peut exposer vos documents. La sécurité dépend aussi de vos pratiques.
Technologies de chiffrement et protection des données
Le chiffrement protège les documents stockés : il rend les fichiers illisibles sans autorisation. Cela réduit l’impact d’une fuite technique, même si cela ne supprime pas tous les risques (phishing, mot de passe faible, PC compromis).
La conformité RGPD impose des règles : limitation des accès, sécurité adaptée, information des personnes, gestion des droits. En pratique, cela se traduit par des mesures organisationnelles (habilitations) et techniques (journaux, contrôle d’accès).
La certification NF Z42-013 renforce l’intégrité : elle encadre la chaîne d’archivage pour éviter la modification non détectée.
Exemple concret : si quelqu’un modifie un PDF sur son ordinateur après téléchargement, ce n’est plus le document archivé. Le coffre-fort, lui, conserve une version intègre avec ses mécanismes de preuve.
A retenir — Le chiffrement protège la confidentialité, le RGPD encadre l’usage des données, et NF Z42-013 vise l’intégrité. Ensemble, ils sécurisent mieux qu’un simple stockage de fichiers.
Valeur probante vs stockage cloud classique
La différence clé :
- stockage cloud : vous déposez un fichier, mais la preuve d’intégrité et de date dépend souvent de votre organisation.
- archivage électronique : le système ajoute des garanties (scellement, journaux, contrôles) pour soutenir la valeur probante.
L’horodatage qualifié sert à prouver qu’un document existait à une date donnée, avec une source de temps fiable. En cas de litige, c’est un élément concret, plus solide qu’une date “créée le” sur un fichier local.
Exemple concret : un bulletin contesté. Un fichier stocké dans un drive personnel peut être modifié sans trace. Un document archivé avec mécanismes d’intégrité et horodatage rend la contestation plus difficile.
A retenir — La valeur probante vient des garanties d’archivage (intégrité, horodatage qualifié, journaux). Un cloud classique stocke, mais ne prouve pas toujours.
Traçabilité et audit des accès
La traçabilité correspond à la journalisation : qui a consulté quoi, quand, et parfois depuis quel contexte. Cela sert à l’audit, à la sécurité, et à la preuve.
Ce que vous pouvez en attendre :
- journalisation des consultations
- historique des téléchargements (selon paramétrage)
- éléments utiles en cas d’enquête interne ou de litige
Le terme historique de disponibilité renvoie plutôt à la capacité à retracer les périodes d’accès et d’incident. Même si vous n’y avez pas toujours accès comme utilisateur, conserver vos propres notes (date/heure, message) aide à prouver un blocage lors d’une démarche urgente.
Exemple concret : vous deviez fournir un document avant une date limite, mais l’accès était impossible. Un historique personnel (captures, dates) appuie votre demande de délai auprès de l’organisme.
A retenir — La traçabilité enregistre les actions et aide en audit. En cas d’indisponibilité du service, notez dates et messages : c’est utile pour justifier un retard.
FAQ
C'est quoi Arkevia ?
Arkevia est un coffre-fort numérique édité par Cegedim SRH pour l’archivage électronique de documents RH. Il permet de stocker et récupérer des bulletins de paie et attestations. Il s’appuie sur des mécanismes de valeur probante, notamment via la NF Z42-013.
Comment se connecter à Arkevia ?
Vous vous connectez via MyArkevia, en utilisant l’URL fournie par votre employeur. Ensuite, vous saisissez votre identifiant et votre mot de passe. Lors de la première connexion, l’activation nécessite un code secret reçu par courrier ou email.
Où trouver le code secret Arkevia ?
Le code secret est généralement envoyé par l’employeur lors de l’activation, souvent par courrier postal. Il peut aussi être transmis via un email de bienvenue avec les instructions. Si vous ne l’avez pas reçu, contactez le service RH pour une réémission.
Pourquoi Arkevia est-il souvent en maintenance ?
Les temps de maintenance peuvent être planifiés pour des mises à jour de sécurité et de conformité. Des indisponibilités non planifiées peuvent aussi survenir, d’après des retours utilisateurs. Avant de dépanner votre compte, vérifiez d’abord si l’indisponibilité du service est générale.
Comment télécharger plusieurs bulletins de paie en une fois ?
Le téléchargement groupé est souvent indisponible, ce qui oblige à télécharger chaque document individuellement. Cette limitation peut rendre la récupération de plusieurs mois plus longue. La méthode la plus sûre consiste à lister les mois demandés et à télécharger un par un.
Comment contacter le support d'Arkevia ?
Les coordonnées (téléphone, email, formulaire) sont en général accessibles depuis MyArkevia. Préparez votre identifiant, le nom de l’entreprise, et une description précise du problème avec captures d’écran. Pour les sujets d’activation et de code secret, contactez aussi le service RH de votre entreprise.
